Ein kleines Team braucht eine Telefonie, die im Alltag funktioniert: Kunden sollen die richtige Person erreichen, neue Mitarbeiter schnell starten und Gespräche auch außerhalb des Büros möglich sein. Eine Cloud-Telefonanlage kann dafür eine passende Grundlage sein. Entscheidend ist, ob sie zu euren Abläufen, Geräten und Anforderungen passt.

Was ist eine Cloud-Telefonanlage?

Bei einer Cloud-Telefonanlage betreibt ein Anbieter die zentrale Telefonanlage in seiner Infrastruktur. Dein Team verbindet sich über das Internet mit dem Dienst. Je nach Lösung nutzt ihr dafür eine App am Smartphone, eine Anwendung am Computer oder ein kompatibles IP-Telefon. Die Sprachübertragung über IP-Netze wird als Voice over IP, kurz VoIP, bezeichnet. Eine Cloud-Telefonanlage nutzt diese Technik; VoIP allein bedeutet aber noch nicht, dass die gesamte Anlage in der Cloud betrieben wird.

Eine Nebenstelle ist der interne Anschluss eines Mitarbeiters oder einer Funktion, etwa des Empfangs. Eine öffentliche Rufnummer ist dagegen von außerhalb eurer Firma erreichbar. Frage beim Vergleich ausdrücklich nach beiden: Ein Zugang für interne Gespräche und ein freigeschalteter Anschluss für externe Anrufe sind unterschiedliche Leistungen.

Welche Anforderungen hat dein Team?

Beginne mit drei typischen Gesprächssituationen. Wer nimmt einen neuen Kundenanruf an? Wie kommt er zum zuständigen Kollegen? Was passiert, wenn diese Person gerade spricht oder nicht arbeitet? Mit diesen Beispielen lässt sich beurteilen, ob eine Lösung euren Alltag abbildet. Eine lange Funktionsliste sagt darüber wenig aus.

Prüfe anschließend die tatsächlich eingesetzten Geräte. Eine Smartphone-App ersetzt nicht automatisch einen guten Arbeitsplatz am PC. Umgekehrt ist eine Desktop-Anwendung für Außendienstmitarbeiter allein oft nicht ausreichend. Achte auf unterstützte Betriebssysteme, Headsets, Mikrofonfreigaben und die Handhabung von eingehenden Anrufen. Der aktuelle Stand der fonu-Apps zeigt, welche Plattformen bei fonu im Beta-Betrieb erprobt werden.

Welche Kosten solltest du vergleichen?

Vergleiche Angebote anhand desselben Nutzungsszenarios: zum Beispiel fünf Benutzer, die regelmäßig Kunden anrufen und zeitweise parallel telefonieren. Rechne Benutzergebühren, Rufnummern, Gesprächsminuten, benötigte Sprachkanäle und mögliche Einrichtungskosten getrennt auf. Ein Sprachkanal steht dabei für eine gleichzeitig mögliche Verbindung im jeweiligen Tarifmodell; kläre mit dem Anbieter, wie interne und externe Gespräche gezählt werden.

Auch Abrechnungstakt, Vertragslaufzeit, Support und die Kosten einer Rufnummernübernahme gehören zum Vergleich. Die günstigste Benutzergebühr muss daher nicht die niedrigsten Gesamtkosten bedeuten. Auf der fonu-Preisseite findest du den geplanten Tarif und seinen aktuellen Verfügbarkeitsstand.

Was braucht es für gute Gesprächsqualität?

Eine stabile Internetverbindung und geeignete Audiogeräte sind die Basis. Die reine Download-Geschwindigkeit reicht als Qualitätsmerkmal nicht aus: Verzögerungen und verlorene Datenpakete können Gespräche beeinträchtigen. Teste deshalb zu normalen Arbeitszeiten, während andere im Team ebenfalls online arbeiten. Nutzt ihr WLAN, gehören auch die tatsächlichen Arbeitsplätze und die dortige Funkabdeckung in den Test.

Lege außerdem fest, wie ihr bei einem Ausfall erreichbar bleibt. Welche alternative Kontaktmöglichkeit können Kunden nutzen? Wer prüft eine Störung und kontaktiert den Support? Solche Vereinbarungen gehören zur Einführung genauso wie das Anlegen der Benutzer.

Checkliste für die Auswahl

  • Benutzerzahl und typische Zahl gleichzeitiger Gespräche festhalten.
  • Interne Nebenstellen und benötigte öffentliche Rufnummern unterscheiden.
  • Annehmen, Weiterverbinden und Nichterreichbarkeit praktisch testen.
  • Alle benötigten Geräte und Betriebssysteme prüfen.
  • Gesamtkosten anhand eines gemeinsamen Nutzungsszenarios vergleichen.
  • Support, Zuständigkeiten und einen Ablauf für Störungen vereinbaren.

Wie kannst du mit fonu starten?

fonu richtet sich an Unternehmen und befindet sich im Beta-Betrieb. Du kannst ein Firmenkonto einrichten und Benutzer sowie Nebenstellen im Kundenbereich verwalten. App-Zugänge und Telefoniefunktionen hängen vom jeweiligen Teststand ab. Kläre vor einer Umstellung gemeinsam mit uns, welche Anforderungen bereits abgedeckt sind und welche noch vorbereitet werden. Für die Planung hilft dir auch unsere Checkliste zum Wechsel einer Telefonanlage.

Technische Grundlagen: Cisco / Webex: Was ist VoIP? · Microsoft: Netzwerke für Echtzeitkommunikation vorbereiten. Die Netzwerkhinweise beschreiben allgemeine Einflussfaktoren; konkrete Anforderungen hängen vom eingesetzten Telefoniedienst ab.